Verplichte aangifte telewerk!

Ondertussen is reeds algemeen gekend dat telewerk verplicht is voor alle ondernemingen en voor alle personeelsleden, tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de functie, de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening.

Volgens de regering wordt deze verplichting te weinig nageleefd en heeft zij beslist om de controles te versterken.  
In het kader hiervan moeten alle werkgevers voor de maanden april, mei en juni 2021 een aantal gegevens meedelen aan de RSZ. 
De sociale inspectiediensten zullen deze gegevens als referentiepunt gebruiken bij eventuele controles.

Enerzijds moet het aantal personen werkzaam bij de onderneming worden aangegeven en anderzijds het aantal personen die een functie uitoefenen waarbij telewerk niet mogelijk is.

Wie moet de aangifte doen?

De verplichting geldt voor alle werkgevers, behalve ondernemingen die verplicht volledig gesloten zijn.
Horecazaken bijvoorbeeld die take away aanbieden, zijn niet volledig gesloten en moeten deze aangifte dus ook doen.

Voor ondernemingen die meerdere vestigingseenheden hebben, moet de aangifte per vestigingseenheid gebeuren.
Het is hierbij niet nodig dat één persoon in één keer alle aangiften voor de hele onderneming doet.  Deze opdracht kan dan ook worden doorgegeven aan één of meerdere lokale verantwoordelijken.

Wanneer moet de aangifte gebeuren?

De aangifte heeft betrekking op de situatie op de eerste werkdag van de maand en wordt uiterlijk ingediend op de zesde kalenderdag van de maand, namelijk:

• de situatie op de eerste werkdag van april 2021 dient aangegeven te worden op uiterlijk dinsdag 6 april 2021;
• de situatie op de eerste werkdag van mei 2021 dient aangegeven te worden op uiterlijk donderdag 6 mei 2021;
• de situatie op de eerste werkdag van juni 2021 dient aangegeven te worden op uiterlijk zondag 6 juni 2021.

Hoe moet de aangifte gebeuren?

De aangifte moet gebeuren via de applicatie ‘Corona Telewerkaangifte’ op de website van de RSZ. https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/coronavirus/index.htm

Stap 1: het aantal vestigingseenheden moeten worden aangeduid, met het bijhorende vestigingseenheidsnummer.

Stap 2: vul het aantal personen werkzaam bij de onderneming in.
Het gaat om een foto van de onderneming op de eerste werkdag van de maand (1april, 3 mei en 1 juni).
Wijzigingen in de loop van de maand moeten niet nadien nog eens opnieuw worden meegedeeld.
Indien de onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, dan dient het aantal personen werkzaam per vestigingseenheid te worden ingevuld.

Het totale aantal werknemers die de onderneming in dienst heeft moet worden ingegeven.  Dit wordt zeer ruim geïnterpreteerd.
Dit betreft dus niet alleen personen die gebonden zijn door een arbeidsovereenkomst, maar ook leerlingen, flexi-werknemers met een raamovereenkomst,…
Daarnaast moeten ook volgende personen die op structurele basis aanwezig zijn in de onderneming worden meegeteld: uitzendkrachten, personen die op zelfstandige basis werkzaam zijn (consultants, vennoten,…) onderaannemers, gedetacheerden,…

Stap 3: vul het aantal personen werkzaam bij de onderneming in met een niet-telewerkbare functie.  Ook dit dient per vestigingseenheid te worden bekeken.

Met niet-telewerkbare functie wordt bedoeld:
elke functie die van nature ter plaatse moet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld: arbeiders, technische bedienden, onthaalpersoneel, keukenpersoneel, schoonmaakpersoneel, administratieve medewerkers die hun opdrachten niet van thuis uit kunnen verrichten,….

Personen die uitzonderlijk aanwezig zijn omdat zij bijvoorbeeld materiaal moeten ophalen, bepaalde documenten moeten uitprinten of een evaluatiegesprek moeten houden, kunnen dit verantwoorden en worden niet opgenomen in het aantal niet-telewerkbare functies.
Hetzelfde geldt voor directieleden en personen die behoren tot het lijnmanagement (bijvoorbeeld ploegbazen, teamchefs…).

Stap 4: vul de contactgegevens in waarop de overheid jou kan bereiken voor verdere informatie.

Stap 5: controleer het overzicht van de aangifte en dien je aangifte in.

Na de aangifte wordt een ontvangstbevestiging verstuurd naar het opgegeven e-mailadres en naar de E-Box van de onderneming.

Voor de volledigheid geven wij nog graag mee dat deze nieuwe verplichting de reeds bestaande verplichting van het zogenaamde telewerkattest niet vervangt.
Werknemers die niet kunnen telewerken, zullen bijgevolg nog steeds over een attest moeten beschikken waaruit blijkt dat zij verplicht op kantoor aanwezig moeten zijn.

Indien je hierbij vragen zou hebben of wanneer je problemen zou ondervinden bij het indienen van jouw aangifte, dan kan je uiteraard steeds contact opnemen met je dossierbeheerder.

Met vriendelijke groet

Jouw Accuria-team