Formaliteiten maaltijdcheques: vermijd een herkwalificatie

In dit artikel willen we jullie graag nog eens wijzen op het belang van de naleving van de formaliteiten voor de toekenning van maaltijdcheques. Indien deze voorwaarden niet worden nageleefd, dan kunnen de maaltijdcheques bij een eventuele controle door de inspectiediensten immers geherkwalificeerd worden als loon, waardoor er sociale bijdragen verschuldigd zijn. Hieronder kan je de verschillende voorwaarden terugvinden, maar belangrijk om te weten is ook dat maaltijdcheques niet mogen worden toegekend ter vervanging of omzetting van loon, premies of bepaalde voordelen.

• Schriftelijke toekenning

De toekenning moet vervat zijn in een cao, gesloten op sectoraal vlak of op ondernemingsniveau. Indien dergelijke overeenkomst niet gesloten kan worden, bij gebrek aan een syndicale delegatie of wanneer het gaat om een personeelscategorie waarvoor dit niet de gewoonte is, dan mag de toekenning worden geregeld door een schriftelijke individuele overeenkomst.

• Eén cheque per dag

Het aantal toegekende maaltijdcheques moet gelijk zijn aan het aantal dagen waarop de werknemer effectief arbeidsprestaties levert. Voor dagen waarop er geen arbeidsprestaties geleverd worden, mogen er geen maaltijdcheques worden toegekend. Voor dagen waarop de werknemer tijdens zijn normale werkuren effectief een opleiding volgt in het kader van Vlaams Opleidingsverlof zijn er echter wel maaltijdcheques verschuldigd.

Het feit dat er slechts één cheque per dag toegekend mag worden, kan bepaalde nadelige gevolgen hebben voor sommige deeltijdse werknemers of voor voltijdse werknemers in een 4-dageen week. Bijgevolg kan er onder bepaalde voorwaarden dan ook gebruik gemaakt worden van de zogenaamde alternatieve telling. Dit is enkel mogelijk wanneer er verschillende arbeidsregelingen zijn binnen de groep van voltijdse werknemers en / of verschillende arbeidsregelingen binnen de groep van deeltijdse werknemers.

Bij deze alternatieve telling wordt het aantal effectief gepresteerde uren van de werknemer tijdens het kwartaal gedeeld door de normale dagduur in de onderneming en afgerond op de hogere eenheid. Hierbij moet het aantal maaltijdcheques wel beperkt worden tot het maximum aantal werkbare dagen van de voltijds tewerkgestelde werknemer in de onderneming.

Om deze alternatieve telling te kunnen toepassen, moet dit vervat zijn in een cao of in het arbeidsreglement voor ondernemingen die gemiddeld geen vijftig werknemers tewerkstellen en geen syndicale delegatie hebben.

• Op naam van de werknemer

De maaltijdcheques moeten op naam van de werknemer worden afgeleverd. Deze voorwaarde is vervuld indien de toekenning ervan en de gegevens die er betrekking op hebben, vermeld worden op de individuele rekening van de werknemer.

• Geldigheidsduur

De geldigheidsduur van de maaltijdcheques is beperkt tot 12 maanden en de cheques mogen enkel gebruikt worden voor de betaling of de aankoop van voeding.

• Tussenkomst

De werkgeverstussenkomt mag maximaal € 6,91 per cheque bedragen en de werkgeverstussenkomst moet minimaal € 1,09 per cheque zijn. Bijgevolg mag de nominale waarde maximaal € 8 per cheque bedragen, om niet beschouwd te worden als loon.

• Cumulverbod maaltijdcheque en forfaitaire maaltijdvergoeding

Wanneer de werkgever een forfaitaire maaltijdvergoeding toekent aan de werknemer, dan houdt de RSZ rekening met de duur van de werkdag om de forfaitaire maaltijdvergoeding al dan niet vrij te stellen van socialezekerheidsbijdragen.

• Als de werkdag maximum 8 uren duurt: het werkgeversaandeel van de maaltijdcheque moet worden afgetrokken van de forfaitaire maaltijdvergoeding.
• Als de werkdag langer dan 8 uren duurt: de werknemer kan de forfaitaire maaltijdvergoeding en de maaltijdcheque krijgen indien de werkgever kan aantonen dat de werknemer een tweede maaltijd heeft genuttigd.
  

 

• Controle voor gebruik

De werknemer moet vóór het gebruik de maaltijdcheques het saldo en de geldigheidsduur kunnen nagaan van de toegekende maaltijdcheques die nog niet werden gebruikt.

• Via een erkende uitgever

De maaltijdcheques in elektronisch vorm kunnen enkel ter beschikking worden gesteld door een erkende uitgever.

• Kosten

Het gebruik van de elektroniche maaltijdcheques mag geen kosten voor de werknemer met zich meebrengen, behalve in geval van diefstal of verlies. De voorwaarden hiervoor moeten worden bepaald in een cao of in het arbeidsreglement wanneer de toekenning geregeld is door een individuele schriftelijke overeenkomst. In ieder geval kan de kost van de vervangende drager, in geval van diefstal of verlies, de nominale waarde van één maaltijdcheque niet overschrijden.

Voor meer concrete informatie kan je terecht bij jouw dossierbeheerder.