Elektronische controlekaart C3.2 vanaf 01/09/2023

Wanneer werknemers tijdelijk werkloos worden gesteld, dan moet je hen uiterlijk op de eerste effectieve werkloosheidsdag een papieren controlekaart bezorgen (het zogenaamde formulier C3.2A). Het nummer van die kaart moet ook worden ingeschreven in een validatieboek.

In de bouwsector (PC 124) geldt er een afwijkende regeling, waarbij je als werkgever van Constructiv per maand nominatieve controlekaarten krijgt, hetgeen jou ook vrijstelt van de verplichting om gebruik te maken van een validatieboek. Die moeten steeds aan de werknemer bezorgd worden aan het begin van de maand, ongeacht of hij die maand al dan niet tijdelijk werkloos gesteld zal worden.

Vanaf 01/09/2023 kunnen alle werknemers in alle sectoren gebruik maken van de elektronische versie van de C3.2A-kaart. Hierbij wordt de papieren controlekaart vervangen door de elektronische controlekaart eC3.2. Hierdoor wordt de werkgever dan ook vrijgesteld van de verplichting om voor de werknemer nog papieren controlekaarten C3.2A af te leveren en om deze kaarten in te schrijven in het validatieboek (indien hij hiertoe verplicht was).

In dit artikel informeren wij jullie graag over deze nieuwe mogelijkheid.

Voorwaarden om de elektronische controlekaart eC3.2 te kunnen gebruiken

Om gebruik te kunnen maken van de elektronische controlekaart moeten zowel de werkgever als de werknemer akkoord zijn. Voor alle duidelijkheid: dit is een mogelijkheid, maar geen verplichting. De papieren controlekaarten C3.2A blijven nog steeds bestaan en kunnen dus gerust nog steeds gebruikt worden.

Het gebruik van de elektronische controlekaart is enkel mogelijk:

• Wanneer dit op ondernemingsniveau voorzien is in een cao of in het arbeidsreglement. In dat geval moeten alle werknemers verplicht de elektronische controlekaart gebruiken. De werkgever moet dit meedelen aan het RVA-kantoor waar de maatschappelijke zetel van de onderneming gevestigd is.
• Op basis van een wederzijds akkoord tussen de werkgever en de werknemer. In dat geval zullen enkel de werknemers die daarover een akkoord hebben met de werkgever de elektronische controlekaar gebruiken. De andere werknemers gebruiken dan verder de papieren controlekaart C 3.2A, afgeleverd door de werkgever.

De werkgever krijgt trouwens maandelijks via de eBox een lijst van alle werknemers die ervoor geopteerd hebben om de elektronische controlekaart te gebruiken. Wanneer je dit als werkgever niet wil voor 1 of meerdere werknemers dan kan je jou hier tegen verzetten via het contactformulier op de website van de RVA. In dat geval zal je er uiteraard wel nog steeds papieren controlekaarten C3.2A moeten afleveren aan de werknemer(s).

Procedure voor het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2

De elektronische toepassing van de controlekaart bestaat in een pc-versie  of in een app-versie, beschikbaar voor de smartphone. De werknemer kan inloggen via itsme of eID.

De toegang tot de toepassing is enkel mogelijk als de werknemers reeds gekend is bij een uitbetalingsinstelling (Hulpkas Voor Werkloosheidsuitkeringen, ACV, ABVV of ACLVB).

De werknemer moet de kalender in de elektronische controlekaart invullen vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag van elke maand waarin hij tijdelijk werkloos wordt gesteld. Voor de werknemers uit de bouwsector (PC 124) geldt die verplichting vanaf de eerste dag van de maand.

Vanaf de laatste werkdag van de maand bevestigt de werknemer de kalender en verstuurt hij de elektronische controlekaart naar zijn uitbetalingsinstelling. Wanneer de werknemer recht heeft op een vergoeding voor tijdelijke werkloosheid, dan zal deze automatisch uitbetaald worden door zijn uitbetalingsinstelling.

Via onderstaande links kan je een filmpje van de RVA terugvinden waarin wordt uitgelegd hoe de toepassing gebruikt moet worden, alsook een uitgebreide handleiding: https://www.rva.be/online-diensten/ec3.2

https://www.socialsecurity.be/citizen/nl/static/applics/ec32/documents/pdf/manuel_EC32_nl_full.pdf

Bijkomende informatie

De RVA heeft een infoblad opgesteld voor werkgevers:

https://www.rva.be/bladzijde/de-elektronische-controlekaart-ec3.2

Hierin kan je onder andere info terugvinden over wat er moeten gebeuren wanneer de werknemer zijn smartphone verloren is of wanneer hij niet langer gebruik wenst te maken van de elektronische controlekaart.

Daarnaast kan je voor meer informatie uiteraard ook steeds terecht bij jouw dossierbeheerder.