03 760 15 80 Sint-Niklaas     09 244 45 30 Zwijnaarde

Thuiswerk na de Coronacrisis, recht of plicht?

De Coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat bij veel bedrijven thuiswerk tijdelijk de norm is geworden. Aangezien veel werkgevers en werknemers hier de voorbije maanden positieve ervaringen mee hebben gehad én hier de voordelen van inzien, valt het te verwachten dat thuiswerk in de toekomst steeds populairder zal worden en dat veel werknemers hiernaar zullen vragen. Bijgevolg is het van belang dat u als werkgever op voorhand goed geïnformeerd bent.

Telewerk

Wettelijk gezien zijn er verschillende vormen van thuiswerk. Indien u na  de Coronacrisis thuiswerk op regelmatige basis wilt invoeren, dan spreken we over structureel telewerk. Dit betekent dat de werknemer thuis, met behulp van informatietechnologie, op regelmatige basis werkzaamheden uitvoert die ook op de bedrijfslocatie zouden kunnen worden uitgevoerd.

Deze vorm van thuiswerk moet onderscheiden worden van occasioneel telewerk, dat kan worden toegepast in geval van overmacht (vb.: een onverwachte treinstaking of extreem slecht weer) of omwille van persoonlijke redenen vb.: een consultatie in het ziekenhuis of een bezoek van een technicus).

Telewerk biedt zowel voor de werknemer als voor de werkgever voordelen. Enerzijds kan de werknemer hierdoor een betere work – life balance bekomen, minder tijd verliezen in de file en zich efficiënter organiseren en focussen. De werkgever anderzijds zal een aantal kosten zien dalen (tussenkomst in het woon – werkverkeer, gebruik van tankkaarten, verbruik van elektriciteit, kantoorruimte,…) en zal normaal gezien productievere medewerkers krijgen. Daarnaast kan dit ook als extra troef gebruikt worden bij onderhandelingen met eventuele nieuwe werknemers. Daarentegen moet er wel rekening worden gehouden met het feit dat telewerk op zich ook bijkomende kosten met zich meebrengt, o.a. op het vlak van digitalisering en communicatiemiddelen.

Uiteraard is structureel telewerk niet voor elke functie mogelijk en ook niet elke werknemer voelt zich hier goed bij: sommige werknemers hebben immers nood aan de structuur die op kantoor heerst of aan het sociaal contact met collega’s. In dat kader moet er ook gewezen worden op het feit dat structureel telewerk steeds op vrijwillige basis dient te gebeuren (wat beide partijen betreft).

Schriftelijke overeenkomst

In geval van structureel telewerk moet er verplicht een schriftelijke overeenkomst zijn. Deze schriftelijke bepalingen kunnen ofwel worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst zelf ofwel in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst (hetgeen aangewezen zal zijn voor reeds bestaande arbeidsovereenkomsten). Deze overeenkomst moet een aantal verplichte vermeldingen bevatten.

Verplichte vermeldingen:

  • de frequentie van het telewerk en eventueel de dagen en uren waarop telewerk wordt verricht of de dagen en uren van aanwezigheid in de onderneming;
  • de ogenblikken waarop de werknemer bereikbaar moet zijn en via welke middelen;
  • de arbeidsvoorwaarden die van toepassing zijn op het telewerk;
  • afspraken m.b.t. de kosten die aan het telewerk verbonden zijn en die door de werkgever moeten worden vergoed;
  • de ogenblikken waarop de telewerker een beroep kan doen op technische ondersteuning;
  • de regels voor een terugkeer naar de bedrijfslocatie en in voorkomend geval de notificatietermijn en/of de duur van het telewerk en de wijze van verlenging;
  • de plaats(en) die de telewerker heeft gekozen om zijn werk te verrichten.

Specifieke verplichtingen van de werkgever

In het kader van telewerk heeft de werkgever een aantal specifieke verplichtingen, namelijk:

  • dezelfde arbeidsvoorwaarden hanteren als bij vergelijkbare werknemers die op de bedrijfslocatie worden tewerkgesteld;
  • het beschikbaar stellen en onderhouden van de nodige apparatuur en tussenkomen in de kosten wanneer de werknemer zijn eigen apparatuur gebruikt;
  • beschermen van de informaticagegevens;
  • beschermen van de gezondheid en de veiligheid van de werknemers;
  • maatregelen nemen ter voorkoming van isolement van de werknemer.

Vergoeding structureel telewerk

De werkgever moet de voor nodige apparatuur beschikbaar stellen én hij moet eventuele kosten die verbonden zijn aan het structureel telewerk op zich nemen.

In de praktijk wordt er vaak een onkostenvergoeding toegekend. Deze onkostenvergoeding is, onder bepaalde voorwaarden, vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing. Deze vergoeding dient om de uitgaven voor verwarming elektriciteit, en klein bureaugereedschap te dekken.

De werkgever kan een maandelijkse forfaitaire onkostenvergoeding toekennen die gelijk is aan maximaal € 129,48.  Deze vergoeding is onafhankelijk van het aantal dagen telewerk per maand, maar dit forfait zal enkel aanvaard worden als de werknemer effectief op regelmatige basis van thuis uit werkt.

Een andere optie is dat de werkgever een onkostenvergoeding toekent die gelijk is aan maximaal 10% van het brutoloon van de werknemer dat betrekking heeft op de prestaties die van thuis uit geleverd worden. Bij deze werkwijze wordt de hoogte van de vergoeding dus wel afhankelijk gesteld van het aantal dagen telewerk per maand.

Tenslotte is er ook de mogelijkheid om de werkelijke waarde van de kosten te vergoeden, op basis van bewijsstukken, maar deze werkwijze is in de praktijk minder gangbaar.

Het is uiteraard wel de bedoeling om consequent te zijn en dezelfde regeling voor iedereen toe te passen. Bovendien moet er ook nagekeken worden wat de impact is van structureel telewerk op eventuele andere onkostenvergoedingen, zoals bijvoorbeeld een baanvergoeding.

Deze onkostenvergoedingen kunnen worden verhoogd met € 20 per maand wanneer de werknemer gebruik maakt van zijn eigen internetverbinding en met € 20 per maand wanneer de werknemer gebruikt maakt van zijn eigen computer.

Vijf praktische tips

  • bekijk voor welke functies en voor welke werknemers structureel telewerk mogelijk is en in welke mate. Communiceer hier open en duidelijk over naar alle medewerkers;
  • hou er rekening mee dat telewerk een zekere mate van vertrouwen en flexibiliteit vraagt van beide partijen;
  • contacteer uw arbeidsongevallenverzekeraar om na te kijken of er eventueel iets aangepast moet worden op het vlak van verzekeringen;
  • maak duidelijke afspraken met de werknemer, o.a. over de verwachtingen, de mate van controle, het omgaan met vertrouwelijke informatie,…;
  • zorg dat er een schriftelijke overeenkomst is (inclusief afspraken m.b.t. de onkostenvergoedingen).

Wanneer u effectief structureel telewerk wilt invoeren in uw onderneming, dan kan Accuria u hierbij uiteraard begeleiden.

Accuria vzw
12/06/2020