03 760 15 80 Sint-Niklaas     09 244 45 30 Zwijnaarde

Sociale verkiezingen 2020: hoe zit het met GDPR?

Sinds mei 2018 is de nieuwe Europese Privacywetgeving General Data Protection Regulation (GDPR) in werking getreden. In deze verordening worden een aantal regels vastgesteld voor de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens.

Bij het organiseren van sociale verkiezingen worden er ook heel wat persoonlijke gegevens van de werknemers verwerkt. De regels rond GDPR zijn hier dus ook van toepassing. Maar waar dient u juist rekening mee te houden?

Register van verwerkingsactiviteiten

Elke organisatie moet in principe een register van verwerkingsactiviteiten bijhouden.
Hierin wordt een opsomming gegeven van alle activiteiten waarbij de organisatie persoonsgegevens verwerkt.

In het kader van de sociale verkiezingen worden er ook tal van persoonsgegevens verwerkt.
Bijgevolg dient het register aangevuld te worden, indien dit nog niet vermeld wordt.

Bewaartermijnen

De regelgeving rond GDPR bepaalt dat persoonsgegevens niet langer mogen bewaard worden dan nodig.
Om welke termijnen het juist gaat, wordt niet verder gespecifieerd.
De wetgeving rond de sociale verkiezingen bepaalt wel diverse minimale bewaartermijnen. Het is dan ook aangeraden om deze bewaartermijnen zeker te respecteren. Indien u de gegevens langer wenst bij te houden, dan moet u hiervoor een gegronde reden hebben.

Informatie aan vakbonden

Het is mogelijk dat in het kader van de sociale verkiezingen vakbonden aan u een personeelslijst opvragen. Dit kan voor de vakbonden nuttig zijn met het oog op het verzenden van propaganda en dergelijke.

In principe heeft u de persoonsgegevens van uw werknemers verzameld met als doel het correct kunnen voeren van de personeelsadministratie en personeelsbeheer. U mag de gegevens van uw werknemers dan ook alleen maar verwerken conform deze doelstelling.

Het bezorgen van personeelslijsten aan vakbonden is niet verenigbaar met deze doelstelling, dus mag u niet zonder meer deze informatie bezorgen.

Het is wel mogelijk om de persoonsgegevens te bezorgen mits uitdrukkelijke goedkeuring van elke individuele werknemer. Bovendien moet u de werknemer duidelijk informeren over deze verwerking. Zo zal u moeten meedelen aan wie u de gegevens meedeelt en met welk doel.

Accuria vzw
15/11/2019